Licitação passo a passo

PLANEJANDO A LICITAÇÃO

Por Flavia Daniel Vianna
FASES DA LICITAÇÃO

O licitação divide-se em duas fases: a fase interna e fase externa.

A fase interna (ou preparatória) da licitação, é a fase na qual será desenvolvido o planejamento da contratação. Nesta etapa são efetuados os procedimentos prévios à contratação, delimita-se as condições do instrumento convocatório antes de trazê-las ao conhecimento da sociedade.

Já, na etapa externa (ou executória), inicia-se com a publicação do edital ou entrega do convite, quando é dado conhecimento ao público de que aquela licitação irá ocorrer, o objetivo é a seleção da melhor proposta para a Administração e verificar as condições da empresa que será contratada.

Após a finalização do procedimento licitatório, a última etapa é a contratual.

A FASE INTERNA DA LICITAÇÃO: PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO DA LICITAÇÃO

A fase interna ou preparatória da licitação é constituída dos seguintes atos:

1) IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE:  Toda licitação tem seu nascimento a partir de uma necessidade. A necessidade é o problema que a Administração possui e que precisa ser solucionado. Quem identifica a necessidade, é o setor requisitante, devendo a necessidade estar expressamente indicada no processo da licitação.

2) REQUISIÇÃO DO OBJETO: O objeto que será contratado ou adquirido, é a solução para a necessidade (problema) da Administração. A requisição do objeto, deve ser efetuado pelo setor requisitante, sendo clara e precisa, contendo a indicação e justificativa de sua necessidade.

3) AUTORIZAÇÃO DA ABERTURA DA LICITAÇÃO, PELA AUTORIDADE COMPETENTE E JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO:  A Autoridade Competente avalia a conveniência e oportunidade da contratação e manifesta sua concordância com a instauração da licitação.

Autorização é o ato administrativo que formaliza o início da licitação.  Justifica a necessidade da contratação, indicando que o objeto do certame será o que o órgão/entidade precisa contratar para atender a sua necessidade.

4) ABERTURA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO:

Deverá ser aberto um processo administrativo, autuado, protocolado e numerado, conforme artigo 38 da Lei 8666/93. Em relação à autuação do processo administrativo, no âmbito do SISG (órgãos integrantes do sistema de  serviço gerais), vigorava a Portaria Normativa nº5 , de 19 de dezembro de 2002 regulamentando a forma dessa autuação.

Entretanto, o processo administrativo que antes era em papel, foi substituído pelo processo administrativo eletrônico. O Decreto Federal nº 8.539 de 08 de outubro de 2015 instituiu o uso obrigatório do processo administrativo eletrônico, dispondo sobre a utilização de meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional. O objetivo é que, regra geral, todos os atos processuais do processo administrativo sejam registrados e disponibilizados por meio eletrônico e não mais por processos em papel. O novo regulamento previu prazo, a contar da data de sua publicação, de seis meses para os órgãos/entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional apresentarem cronograma de implementação do meio eletrônico à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; prazo de dois anos para o processo administrativo eletrônico já encontrar-se em funcionamento e; prazo de três anos para aqueles que já utilizam o processo eletrônico adequarem-se às regras do Decreto 8.539/2015.
O Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015, entrou em vigor na data de sua publicação.

Uma plataforma muito utilizada é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) . A cessão desta plataforma é para toda Administração Pública e de forma gratuita. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) selecionou a solução Sistema Eletrônico Nacional - SEI, desenvolvida pelo TRF4, mediante acordo celebrado entre o MPOG e o TRF4, autorizando o MPOG a compartilhar o software com os órgãos da Administração Pública Federal que estão sob sua jurisdição (órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações federais). Para maiores informações, acesse o site www.processoeletronico.gov.br

Demais órgãos/entidades (Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista e órgãos dos Poderes Judiciário e Legislativo) e demais esferas (Estados e Municípios) devem entrar em contato diretamente com o TRF4 caso queiram utilizar a plataforma, que, reitere-se, é disponibilizada gratuitamente.

(OBS.: Não deixem de verificar o Manual do Usuário do SEI, que constitui anexo de leitura complementar dessa aula).

5) ELABORAÇÃO do Projeto Básico/Termo de Referência, onde constará:

Na fase interna deverá ser elaborado pelo setor requisitante, o Termo de Referência ou Projeto Básico, onde contará o detalhamento do objeto e demais obrigações que integram o encargo, tais como:

-          DEFINIÇÃO (ESPECIFICAÇÃO) DO OBJETO

-          ORÇAMENTO DETALHADO

-          DEFINIÇÃO DOS MÉTODOS, ESTRATÉGIA DE SUPRIMENTO, PRAZO  E FORMA DE EXECUÇÃO, CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO etc.

Também deverá ser aprovado pela autoridade competente que aprovou a abertura da licitação.

O Projeto Básico é documento previsto na Lei 8.666/93 como indispensável para obras e serviços (qualquer tipo de serviço e não somente de engenharia), para  definir e caracterizar o objeto.

O termo de referência é documento equivalente ao projeto básico, surgindo para licitações na modalidade Pregão, nos Decretos Federais nº 3.555/00 e nº 5450/05.

Em 2008, a Instrução Normativa nº 02, de 30 de abril de 2008, igualou o significado de termo de referência e projeto básico, em seu anexo I:

                                        

III - PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA é o documento que deverá conter os elementos técnicos capazes de propiciar a avaliação do custo, pela administração, com a contratação e os elementos técnicos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar o serviço a ser contratado e orientar a execução e fiscalização contratual.

O Tribunal de Contas da União orientou sobre a utilização de projeto básico nas modalidades clássicas e elaboração de termo de referência para pregão:

• Elaboração de projeto básico, prévio e obrigatório nas licitações para contratação de obras e serviços, em caso de concorrência, tomada de preços e convite;

• Elaboração de termo de referência, prévio e obrigatório nas licitações para contratação de bens e serviços comuns, em caso de pregão.

Em relação à definição do objeto, cumpre destacar que na sua descrição não  podem ser inseridas características irrelevantes, que direcionem a licitação ou cause restrição indevida à competitividade do certame, devendo a Administração apenas incluir as características essenciais e necessárias para atender às suas necessidades, sendo esse o fundamento de validade da descrição. A esse respeito, dispõe a Lei 8.666/93 e 10.520/02:

Lei 8666/93:

Art. 3^o  (...)

§ 1^o  É vedado aos agentes públicos:

I - admitir, prever, incluir ou tolerar, nos atos de convocação, cláusulas ou condições que comprometam, restrinjam ou frustrem o seu caráter competitivo, inclusive nos casos de sociedades cooperativas, e estabeleçam preferências ou distinções em razão da naturalidade, da sede ou domicílio dos licitantes ou de qualquer outra circunstância impertinente ou irrelevante para o específico objeto do contrato, ressalvado o disposto nos §§ 5^o a 12 deste artigo e no art. 3^o da Lei n^o 8.248, de 23 de outubro de 1991; (Redação dada pela Lei nº 12.349, de 2010) 

Lei 10.520/02:

Art. 3º  A fase preparatória do pregão observará o seguinte:

II - a definição do objeto deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição;

Sobre a questão de indicação de marcas, regra geral, é proibida a indicação de marca de produto, conforme determina a própria Lei 8.666/93:

Art. 15. (...)

§ 7^o Nas compras deverão ser observadas, ainda:

I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca.

A indicação da marca somente será admitida se existir justificativa técnica, científica, devidamente demonstrada nos autos do processo licitatório:

Lei 8.666/93:

Art. 7^o  (...)  

§ 5^o  É vedada a realização de licitação cujo objeto inclua bens e serviços sem similaridade ou de marcas, características e especificações exclusivas, salvo nos casos em que for tecnicamente justificável, ou ainda quando o fornecimento de tais materiais e serviços for feito sob o regime de administração contratada, previsto e discriminado.

 Nesse caso a Administração terá que justificar tecnicamente que a marca indicada é a única que atende à necessidade da Administração. Nessa esteira, já orientou o TCU:

Decisão 664/2001-Plenário: “Nos processos licitatórios, é vedado adotar preferência de marca, a menos que seja demonstrado, tecnicamente e de forma circunstanciada , que somente uma atende às necessidades específicas da Administração”. at

Outrossim, é possível a indicação de marca como mera referência, ou seja, como parâmetro mínimo de qualidade do produto, ocasião na qual marcas similares serão aceitas:

TCU Acórdão 1416/ 2010 - se abstenha de identificar a marca, exceto se sua indicação servir como parâmetro de qualidade e facilitar a descrição do objeto e desde que seguida, por exemplo, das expressões "ou equivalente", "ou similar" e "ou de melhor qualidade", devendo, nesse caso, o produto ser aceito de fato e sem restrições pela Administração.

Será admitida a indicação de marca como parâmetro de qualidade para facilitar a descrição do objeto a ser licitado, quando seguida das expressões “ou equivalente”, “ou similar” e “ou de melhor qualidade”. No caso, o produto deve ser aceito de fato e sem restrições pela Administração. (Tribunal de Contas da União, Licitações & Contratos – Orientações e Jurisprudências do TCU, 4ª ed., 2010, p.219)

Em relação à exigência de características ou especificações exclusivas no produto, da mesma forma, via de regra é proibida tal especificação, sendo admitida como exceção no caso de existir justificativa técnica e plausível de que a característica/especificação exclusiva é essencial para solucionar o problema e atender a necessidade da Administração , com mesmo fundamento no art. 7º, § 5^o .

Somente será admitida, se houver justificativa de que aquela característica é indispensável e essencial para atender a necessidade da Administração, sem aquela característica a necessidade não será atendida.

A cautela necessária é sempre avaliar, com muito cuidado, no caso de indicação de marca ou característica/especificações exclusivas, se de fato tal indicação é realmente essencial para atendimento à necessidade da administração; em caso positivo, a exigência será legal, em caso negativo, ilegal e a licitação nula.

Em caso positivo, a Administração deverá, ainda, verificar se a especificação final conduz a um único produto, caso seja comercializado unicamente pelo seu fabricante, a realização do certame será inviável, sendo caso de inexigibilidade; porém, se este produto for comercializado por diversos representantes, então deverá ser aberto o procedimento licitatório.

Curso Completo de 60 horas com a Professora Flavia Vianna www.viannaconsultores.com.br/ead